Como enviar o ficheiro SAFT para as Finanças?

Este artigo foi actualizado a 17 de junho de 2014, já que surgiram alterações no interface de envio do ficheiro SAFT.

A partir de 2013, todas as entidades/comerciantes são obrigadas a comunicar às Finanças uma lista das Facturas que emitiram.

Este procedimento tem que ser feito mensalmente até ao dia 25. Por exemplo, até dia 25 de Março, os comerciantes têm que comunicar as facturas que emitiram durante o mês de Fevereiro.

Existem 3 formas de o fazer. A mais simples consiste em criar um ficheiro SAFT no programa de facturação e depois enviá-lo para o Portal e-Fatura do Portal das Finanças. As outras duas são o envio automático da informação por parte do programa de facturação ou a introdução manual das facturas no Portal.

Só deve ser usado 1 dos métodos, pelo que quem enviar o ficheiro SAFT, não tem que introduzir manualmente as facturas.

Vamos ver como enviar o ficheiro SAFT.

Os programas mais usados em Portugal incluem o PHC, o Primavera, o Sage Retail, o WinREST, o Invoicexpress e o KeyInvoice. Todos estes programas permitem criar o ficheiro SAFT-T, desde que tenham sido actualizados para as versões mais recentes.

SAFT Simplificado vs SAFT Completo

Existem dois tipos de ficheiros SAFT: SAFT Simplificado e SAFT Completo. Alguns programas permitem ambos os ficheiros ou apenas o SAFT Completo. Ambos são válidos para este fim.

O ficheiro SAFT Simplificado contém apenas as informações necessárias para enviar às finanças, enquanto o ficheiro SAFT Completo também  contém outras informações para além daquelas que são necessárias enviar às finanças para este fim.

O recomendável é enviar o ficheiro Simplificado. Caso o seu sistema informático só tenha a opção do SAFT Completo, também o poderá enviar. Durante o processo as finanças irão extrair a informação necessária do ficheiro completo (ou seja, irão criar um ficheiro SAFT Simplificado a partir do SAFT Completo).

Neste artigo, as imagens de exemplo referem-se ao programa Sage Retail, pelo que servem apenas de referência e são indicativas. A forma específica de criação do ficheiro SAFT-T noutros programas pode variar ligeiramente. Em caso de dúvida, consulte o fornecedor do programa que usa.

1º Passo – Criar o ficheiro SAFT no programa de facturação

Entrar no Programa de Facturação

Entre no Programa de Facturação (Início de Sessão).

Caso a aplicação tenha mais do que uma versão, aceda à versão mais completa (vulgarmente chamada de BackOffice ou de Gestão Comercial).

 

Login Sage Retail

Ecrã de Login do Sage Retail. Segundo sei, é necessário aceder à aplicação completa (BackOffice) do programa, caso exista uma versão simplificada de facturação (POS ou Frontoffice).


Opção de criação do ficheiro SAFT

Para aceder à opção de criação do ficheiro SAFT, é necessário aceder ao Menu “Sistema” e depois “Comunicação das Facturas à AT/ SAF-T mensal”.

Existem dois tipos de ficheiro SAFT: Um completo e outro Simplificado. Ambos podem ser enviados, mas recomenda-se o envio do Simplificado.

Para aceder à opção de criação do ficheiro SAFT-T, clique no Menu Sistema e depois em  "Comunicação das Facturas à AT".

Clique no Menu Sistema e depois em “Comunicação das Facturas à AT”.

 

De seguida, escolha o mês a que se referem as facturas que deseja comunicar e escolha um local no seu computador onde o ficheiro será guardado.

Prima OK.

O sistema irá então criar e validar o ficheiro SAFT no local onde indicou.

 

Escolha o mês a que diz respeito a informação de facturação.

Escolha o mês a que diz respeito a informação de facturação.

2º Passo – Carregar o ficheiro SAFT no sítio Web e-Fatura

Entrar no portal e-Fatura

Entre no portal e-Fatura, um sítio Web criado especialmente para o efeito pelas Finanças.

No menu superior, clique em FATURAS e depois escolha a opção “Enviar Ficheiro”. 

Em alternativa, clique aqui.

Clique em Faturas e depois "Enviar Ficheiro"

Clique em Faturas e depois “Enviar Ficheiro”

Introduza a senha de acesso ao Portal das Finanças

De seguida, introduza dos seus dados de acesso ao Portal das Finanças. É possível usar qualquer senha que usa normalmente para o acesso ao Portal das Finanças.

  • Se nunca pediu uma senha, pode pedir aqui.
  • Se não se recorda da senha, pode pedir uma nova aqui. As finanças enviam para sua morada fiscal um novo código (normalmente, isto demora 2 dias úteis).
  • Recorde-se igualmente, que muito provavelmente,  o seu Contabilista tem uma cópia da senha. Pode pedir-lhe.

 

Introduza o código que usa para o Portal das Finanças

Use a senha de acesso que costuma usar para a aceder ao Portal das Finanças

 

Dê acesso ao seu computador…

Por questões técnicas, é possível que seja apresentada uma mensagem de aviso onde o sítio Web pede a sua autorização para aceder aos ficheiros do computador.

Tal é demostrado na figura seguinte. Escolha a opção “Permitir” (“Allow” em Inglês). (Isto aconteceu quando usei um Mac para enviar o ficheiro, mas não aconteceu em Windows).

Caso lhe apareça um pedido de autorização semelhante a este, clique em "Aceitar"/"Allow".

Caso lhe apareça um pedido de autorização semelhante a este, clique em “Permitir”/”Allow”.

 

Escolha e envie o ficheiro SAFT-T

De seguida, assegure-se que aparece no ecrã no seu computador o quadro apresentado na imagem seguinte.

Caso não apareça, tal significa que a aplicação não consegue, por qualquer motivo, aceder ao seu computador. Experimente usar um outro browser (como o Internet Explorer) ou voltar a instalar/reinstalar  o sistema Java no seu computador.

Este ecrã sofreu alterações em Março de 2013. Provavelmente o objectivo foi melhorar o ecrã, mas acabou por piorar uma vez que não é convenientemente mostrado em Apple Mac (ver como era o ecrã anterior).

Escolha o Ano e Mês que pretende enviar e clique na em “Abrir” (assinalado a vermelho na imagem em baixo).

Escolha o Ano/Mês e clique na pasta assinalada a vermelho e indique a localização do ficheiro que está guardado no seu computador.

Escolha o Ano/Mês e clique na pasta assinalada a vermelho e indique a localização do ficheiro que está guardado no seu computador.

Escolha a pasta onde guardou o ficheiro gerado pelo programa de facturação e escolha a opção “Abrir” ou “Open” (caso o sistema esteja em Inglês).

Atualmente, apenas consigo localizar o ficheiro em Windows. Em Mac OS não é possível (creio que se trata de um bug do sistema).

Escolha o ficheiro SAFT-T guardado no seu computador.

Escolha o ficheiro SAFT-T guardado no seu computador.

Agora, poderá optar por validar o ficheiro (para verificar se está tudo correcto).

O ficheiro será analisado e poderá rever as seguintes informações antes de enviar o ficheiro:

  • Número total de facturas
  • Valor total do Débito
  • Valor total do Crédito

Não se esqueça que é obrigatório indicar o ano e o mês das facturas que pretende enviar, mesmo que o ficheiro só tenha informação relativa a um mês.

Se tudo estiver correcto, escolha a opção “Submeter“.

Sucesso no ficheiro SAF-T

Se tudo correr como esperado, esta é a mensagem que aparecerá no ecrã do seu computador.

 

Versões de ficheiros SAFT 1.01, 1.02, 1.03

A estrutura do ficheiro SAFT (e as respectivas informações que lá constam) vão sofrendo alterações ao longo do tempo acomodar alterações legais que entretanto vão surgindo.

Atualmente, e desde Outubro de 2013, a versão SAFT em vigor é a 1.03. É esta versão que deve ser enviada.

Contudo, como existem muitos programas informáticos que ainda não estão preparados para criar o ficheiro SAFT na versão 1.03, as finanças continuam a aceitar a versão 1.02.

Em junho de 2014 ainda não existe informação de quando as finanças deixarão de aceitar a versão 1.02.

Comentários sobre Usabilidade

O processo criado pelas Finanças para o envio do ficheiro SAFT-T é relativamente simples. Contudo, existem alguns aspectos que poderiam facilitar a vida a todas as pessoas:

  1.  O uso de HTML 5 em vez do applet Java. Tal evitaria várias complicações que tive. O applet  pode bloquear, e tem problemas de compatibilidade. Houve pessoas que me reportavam vários problemas relacionados com isto também.
  2. A dupla autenticação. Não faz sentido pedir às pessoas para enviarem 2 vezes a mesma informação. É uma deficiência técnica que deveria ser corrigida. Este problema já foi corrigido.
  3. Não funciona bem em Mac. A nova versão do ecrã de introdução das facturas (o applet Java) não funciona bem em Mac, como é ilustrado pela imagem seguinte. Já informei a AT sobre este facto, mas ainda não obtive qualquer resposta.
A nova versão do ecrã de envio, apresenta problemas em Mac.

A nova versão do ecrã de envio, apresenta problemas em Mac.

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25 comentários no artigo Como enviar o ficheiro SAFT para as Finanças?

  1. Paula ventura 9 de Maio de 2013 at 23:24 #

    Boa noite,

    Queria agradecer esta sua página. Era a 1º vez que tentava submeter o ficheiro e até encontrar a sua página – o google é nosso amigo:) – não conseguia descobrir como e exactamente onde se submetia.
    Está fantástico.
    Paula Ventura

  2. Susanna Hollander 18 de Junho de 2013 at 15:48 #

    Obrigado para este informação. Seis chamadas p/varias linhas de apoio não me ajudavam. Isto sim.

    Cumprimentos,

    Susanna

  3. Diana Ribeiro 3 de Julho de 2013 at 16:39 #

    Boa tarde,
    não havendo faturação nesse mês é necessário enviar alguma informação? Ao enviar o ficheiro (saft) deu erro por não haver docs emitidos…

    Obrigada

    • Ricardo Moreira de Carvalho 18 de Julho de 2013 at 22:10 #

      Olá Diana,

      Obrigado pelo seu comentário.

      Não havendo facturação, não é necessário enviar o ficheiro, porque na realidade não há nada a reportar.

      Mas chamo a sua atenção para os casos onde poderá não haver facturas, mas poderá haver por exemplo notas de crédito ou débito e neste caso, é obrigatório reportar.

      Cumprimentos,
      Ricardo

  4. Filipe Domingues 10 de Julho de 2013 at 20:01 #

    devido a um problema informático, no PC onde se encontrava instalado o Programa de Faturação – KAMAE – , fui obrigado a re-instalar o Programa noutro PC, porém perdi o histórico…

    Já aconteceu a alguém? Sabem-me indicar os procedimentos a seguir.

    • Ricardo Moreira de Carvalho 18 de Julho de 2013 at 22:15 #

      Olá Filipe,

      Obrigado pelo seu comentário.

      Não tem cópias de segurança?

      Se for o caso, deveria haver forma de introduzir manualmente os movimentos de facturação no sistema com base, por exemplo, em cópias de papel.

      Sugiro que contacte o fornecedor do programa para receber ajuda nesse sentido.

      Recordo que o Filipe tem a responsabilidade de garantir que os dados se guardem durante o período legalmente exigido (julgo que 10 anos).

      Cumprimentos,
      Ricardo

    • João Paulo Martins 8 de Dezembro de 2013 at 23:26 #

      Caro Filipe,

      Já pensou testar outro tipo de soluções que não passam pela instalação em máquinas mas sim executadas a partir da web dentro de um browser? Elimina logo à partida diversos problemas como o que reportou, evitando demoras na facturação por avarias das máquinas onde as bases de dados estão.

      Fale comigo (961881520) e tenho a certeza que conseguimos resolver o seu problema em pouco tempo e num valor escandalosamente baixo :)

      Telefone-me e descubra a plataforma de desenvolvimento de soluções de gestão empresarial “low-cost” KeyInvoice.

      Obrigado pela atenção,

      João Paulo Martins

  5. Cristina 19 de Julho de 2013 at 16:00 #

    Boa tarde! Tenho que enviar o ficheiro Saft do mês de Junho de 2013 até ao próximo dia 25 de Julho de 2013, mas pela 1ª vez não estou a conseguir gravar o ficheiro para a pen. já contactei o informático e ele também não consegue. a sugestão dele foi falar com a contabilidade e arranjar uma justificação. isso é possível? como devo proceder legalmente? ir às finanças pessoalmente e avisar o que está a acontecer? obrigada.

    • Ricardo Moreira de Carvalho 19 de Julho de 2013 at 17:26 #

      Olá Cristina,

      Obrigado pelo seu comentário.

      Sinceramente não sei. Julgo que não é possível justificar o não envio do ficheiro, pelo menos de uma forma pró-activa.

      O não envio do ficheiro deve gerar uma coima.

      Sugiro que contacte o fabricante do programa a fim de ultrapassar o problema. Em alternativa, caso tenha poucos movimentos, julgo que poderá lançar um a um directamente no portal das Finanças.

      Cumprimentos,
      Ricardo

    • João Paulo Martins 8 de Dezembro de 2013 at 23:34 #

      Com o sistema on-line KeyInvoice esse tipo de problemas não se colocam porque se não funciona numa máquina pode sempre ir a outra e tentar nela e acredito que irá resultar :) Tente e converta-se… tenho a certeza que irá adorar :)

      961881520 João Paulo Martins

  6. Luis Rosa 27 de Agosto de 2013 at 18:58 #

    Boa tarde,

    Gostaria de tirar uma dúvida, enviei o ficheiro saft de Julho no dia 27 de Agosto , será que serei penalizado ? Cumprimentos.

    • Ricardo Moreira de Carvalho 29 de Agosto de 2013 at 14:01 #

      Olá João,

      Obrigado pelo seu comentário.

      Receio bem que sim. As finanças não costumam perdoar..

      Cumprimentos,
      Ricardo

  7. Adriana Soares 8 de Setembro de 2013 at 19:15 #

    Boa tarde, vou abrir uma pequena loja de roupas feminina, e gostava de saber sobre qual maquina registadora que emita factura de acordo com as novas leis. O que fica mais em conta, já que é um negocio pequeno. Qual o programa mais simples, pois nada entendo desta área. Obs. O que fica mais barato. Obrigado

    • Ricardo Moreira de Carvalho 16 de Setembro de 2013 at 16:32 #

      Olá Adriana,

      Obrigado pelo seu comentário.

      Existem muitas possibilidades e eu não conheço todos as máquinas registadoras/programas.

      Existem regras gerais e depois outras obrigações específicas para as empresas que facturam um valor igual ou superior a 100.000€ (que não deverá ser o seu caso).

      Poderá contactar algumas empresas nesta área que a poderão apresentar algumas propostas.

      Contudo, se me permite a sugestão, hoje em dia é muito importante ter um sistema de gestão comercial que vá para além de uma simples “máquina registadora”.. Algo que lhe permite ter estatísticas sobre o que vende, margens de comercialização por famílias, guardar dados sobre os clientes para realizar campanhas…etc.

      Eu tenho alguma experiência com os sistemas da Sage (funciona bem, mas não é barato).

      Uma outra solução mais económica será o http://pt.invoicexpress.com/

      Cumprimentos,
      Ricardo

  8. João Paulo Martins 8 de Dezembro de 2013 at 23:29 #

    Solução de facturação mais barata e abrangente do que qualquer uma existente actualmente no mercado: KeyInvoice… o seu ERP definitivo. Comprove e torne-se fã :) Facture em todas as plataformas existentes no mercado sem medo de perdas de dados ou furto de informação.

    Exemplo para uma micro-empresa: €72 + IVA/ano com todas as actualizações incluídas durante 1 ano, certificações legais e ainda assistência via ticket, email e fax.

    João Paulo Martins (961881520)

  9. Alexandre Ferreira 17 de Dezembro de 2013 at 22:36 #

    Excelente estrutura, conteúdo completo e muito didáctico.
    Parabéns, Ricardo.
    Alexandre Ferreira

  10. Carvalho 27 de Junho de 2014 at 15:01 #

    Para os utilizadores de Mac, poderão utilizar o Firefox para enviar o ficheiro SAFT

  11. Juliana Barros 16 de Julho de 2014 at 16:04 #

    Olá Ricardo, estou a tentar enviar o ficheiro, mas o problema é que nem se quer me aparece o sitio para o colocar, já instalei o java, desinstalei, instalei, tentei vários browsers e não consigo. Que faço?

    • Ricardo Moreira de Carvalho 22 de Julho de 2014 at 10:41 #

      Olá Juliana,

      Obrigado pelo seu comentário.

      Já tentou num outro computador?

      Em caso de dificuldade, sugiro ligar para o CAT – 707 206 707.

      Cumprimentos,
      Ricardo

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