Como enviar o ficheiro SAFT para as Finanças?

[box type=”info” style=”rounded”]Este artigo foi actualizado a 17 de junho de 2014, já que surgiram alterações no interface de envio do ficheiro SAFT.[/box]

A partir de 2013, todas as entidades/comerciantes são obrigadas a comunicar às Finanças uma lista das Facturas que emitiram.

Este procedimento tem que ser feito mensalmente até ao dia 25. Por exemplo, até dia 25 de Março, os comerciantes têm que comunicar as facturas que emitiram durante o mês de Fevereiro.

Existem 3 formas de o fazer. A mais simples consiste em criar um ficheiro SAFT no programa de facturação e depois enviá-lo para o Portal e-Fatura do Portal das Finanças. As outras duas são o envio automático da informação por parte do programa de facturação ou a introdução manual das facturas no Portal.

Só deve ser usado 1 dos métodos, pelo que quem enviar o ficheiro SAFT, não tem que introduzir manualmente as facturas.

Vamos ver como enviar o ficheiro SAFT.

Os programas mais usados em Portugal incluem o PHC, o Primavera, o Sage Retail, o WinREST, o Invoicexpress e o KeyInvoice. Todos estes programas permitem criar o ficheiro SAFT-T, desde que tenham sido actualizados para as versões mais recentes.

SAFT Simplificado vs SAFT Completo

Existem dois tipos de ficheiros SAFT: SAFT Simplificado e SAFT Completo. Alguns programas permitem ambos os ficheiros ou apenas o SAFT Completo. Ambos são válidos para este fim.

O ficheiro SAFT Simplificado contém apenas as informações necessárias para enviar às finanças, enquanto o ficheiro SAFT Completo também  contém outras informações para além daquelas que são necessárias enviar às finanças para este fim.

O recomendável é enviar o ficheiro Simplificado. Caso o seu sistema informático só tenha a opção do SAFT Completo, também o poderá enviar. Durante o processo as finanças irão extrair a informação necessária do ficheiro completo (ou seja, irão criar um ficheiro SAFT Simplificado a partir do SAFT Completo).

Neste artigo, as imagens de exemplo referem-se ao programa Sage Retail, pelo que servem apenas de referência e são indicativas. A forma específica de criação do ficheiro SAFT-T noutros programas pode variar ligeiramente. Em caso de dúvida, consulte o fornecedor do programa que usa.

1º Passo – Criar o ficheiro SAFT no programa de facturação

Entrar no Programa de Facturação

Entre no Programa de Facturação (Início de Sessão).

Caso a aplicação tenha mais do que uma versão, aceda à versão mais completa (vulgarmente chamada de BackOffice ou de Gestão Comercial).

 

Login Sage Retail
Ecrã de Login do Sage Retail. Segundo sei, é necessário aceder à aplicação completa (BackOffice) do programa, caso exista uma versão simplificada de facturação (POS ou Frontoffice).


Opção de criação do ficheiro SAFT

Para aceder à opção de criação do ficheiro SAFT, é necessário aceder ao Menu “Sistema” e depois “Comunicação das Facturas à AT/ SAF-T mensal”.

Existem dois tipos de ficheiro SAFT: Um completo e outro Simplificado. Ambos podem ser enviados, mas recomenda-se o envio do Simplificado.

Para aceder à opção de criação do ficheiro SAFT-T, clique no Menu Sistema e depois em "Comunicação das Facturas à AT".
Clique no Menu Sistema e depois em “Comunicação das Facturas à AT”.

 

De seguida, escolha o mês a que se referem as facturas que deseja comunicar e escolha um local no seu computador onde o ficheiro será guardado.

Prima OK.

O sistema irá então criar e validar o ficheiro SAFT no local onde indicou.

 

Escolha o mês a que diz respeito a informação de facturação.
Escolha o mês a que diz respeito a informação de facturação.

2º Passo – Carregar o ficheiro SAFT no sítio Web e-Fatura

Entrar no portal e-Fatura

Entre no portal e-Fatura, um sítio Web criado especialmente para o efeito pelas Finanças.

No menu superior, clique em FATURAS e depois escolha a opção “Enviar Ficheiro”. 

Em alternativa, clique aqui.

Clique em Faturas e depois "Enviar Ficheiro"
Clique em Faturas e depois “Enviar Ficheiro”

Introduza a senha de acesso ao Portal das Finanças

De seguida, introduza dos seus dados de acesso ao Portal das Finanças. É possível usar qualquer senha que usa normalmente para o acesso ao Portal das Finanças.

  • Se nunca pediu uma senha, pode pedir aqui.
  • Se não se recorda da senha, pode pedir uma nova aqui. As finanças enviam para sua morada fiscal um novo código (normalmente, isto demora 2 dias úteis).
  • Recorde-se igualmente, que muito provavelmente,  o seu Contabilista tem uma cópia da senha. Pode pedir-lhe.

 

Introduza o código que usa para o Portal das Finanças
Use a senha de acesso que costuma usar para a aceder ao Portal das Finanças

 

Dê acesso ao seu computador…

Por questões técnicas, é possível que seja apresentada uma mensagem de aviso onde o sítio Web pede a sua autorização para aceder aos ficheiros do computador.

Tal é demostrado na figura seguinte. Escolha a opção “Permitir” (“Allow” em Inglês). (Isto aconteceu quando usei um Mac para enviar o ficheiro, mas não aconteceu em Windows).

Caso lhe apareça um pedido de autorização semelhante a este, clique em "Aceitar"/"Allow".
Caso lhe apareça um pedido de autorização semelhante a este, clique em “Permitir”/”Allow”.

 

Escolha e envie o ficheiro SAFT-T

De seguida, assegure-se que aparece no ecrã no seu computador o quadro apresentado na imagem seguinte.

Caso não apareça, tal significa que a aplicação não consegue, por qualquer motivo, aceder ao seu computador. Experimente usar um outro browser (como o Internet Explorer) ou voltar a instalar/reinstalar  o sistema Java no seu computador.

Este ecrã sofreu alterações em Março de 2013. Provavelmente o objectivo foi melhorar o ecrã, mas acabou por piorar uma vez que não é convenientemente mostrado em Apple Mac (ver como era o ecrã anterior).

Escolha o Ano e Mês que pretende enviar e clique na em “Abrir” (assinalado a vermelho na imagem em baixo).

Escolha o Ano/Mês e clique na pasta assinalada a vermelho e indique a localização do ficheiro que está guardado no seu computador.
Escolha o Ano/Mês e clique na pasta assinalada a vermelho e indique a localização do ficheiro que está guardado no seu computador.

Escolha a pasta onde guardou o ficheiro gerado pelo programa de facturação e escolha a opção “Abrir” ou “Open” (caso o sistema esteja em Inglês).

Atualmente, apenas consigo localizar o ficheiro em Windows. Em Mac OS não é possível (creio que se trata de um bug do sistema).

Escolha o ficheiro SAFT-T guardado no seu computador.
Escolha o ficheiro SAFT-T guardado no seu computador.

Agora, poderá optar por validar o ficheiro (para verificar se está tudo correcto).

O ficheiro será analisado e poderá rever as seguintes informações antes de enviar o ficheiro:

  • Número total de facturas
  • Valor total do Débito
  • Valor total do Crédito

Não se esqueça que é obrigatório indicar o ano e o mês das facturas que pretende enviar, mesmo que o ficheiro só tenha informação relativa a um mês.

Se tudo estiver correcto, escolha a opção “Submeter“.

Sucesso no ficheiro SAF-T
Se tudo correr como esperado, esta é a mensagem que aparecerá no ecrã do seu computador.

 

Versões de ficheiros SAFT 1.01, 1.02, 1.03

A estrutura do ficheiro SAFT (e as respectivas informações que lá constam) vão sofrendo alterações ao longo do tempo acomodar alterações legais que entretanto vão surgindo.

Atualmente, e desde Outubro de 2013, a versão SAFT em vigor é a 1.03. É esta versão que deve ser enviada.

Contudo, como existem muitos programas informáticos que ainda não estão preparados para criar o ficheiro SAFT na versão 1.03, as finanças continuam a aceitar a versão 1.02.

[box type=”alert” style=”rounded” border=”full”]Em junho de 2014 ainda não existe informação de quando as finanças deixarão de aceitar a versão 1.02.[/box]

Comentários sobre Usabilidade

O processo criado pelas Finanças para o envio do ficheiro SAFT-T é relativamente simples. Contudo, existem alguns aspectos que poderiam facilitar a vida a todas as pessoas:

  1.  O uso de HTML 5 em vez do applet Java. Tal evitaria várias complicações que tive. O applet  pode bloquear, e tem problemas de compatibilidade. Houve pessoas que me reportavam vários problemas relacionados com isto também.
  2. A dupla autenticação. Não faz sentido pedir às pessoas para enviarem 2 vezes a mesma informação. É uma deficiência técnica que deveria ser corrigida. Este problema já foi corrigido.
  3. Não funciona bem em Mac. A nova versão do ecrã de introdução das facturas (o applet Java) não funciona bem em Mac, como é ilustrado pela imagem seguinte. Já informei a AT sobre este facto, mas ainda não obtive qualquer resposta.
A nova versão do ecrã de envio, apresenta problemas em Mac.
A nova versão do ecrã de envio, apresenta problemas em Mac.

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55 comentários

Responder

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  3. Boa noite,

    Queria agradecer esta sua página. Era a 1º vez que tentava submeter o ficheiro e até encontrar a sua página – o google é nosso amigo:) – não conseguia descobrir como e exactamente onde se submetia.
    Está fantástico.
    Paula Ventura

  4. Obrigado para este informação. Seis chamadas p/varias linhas de apoio não me ajudavam. Isto sim.

    Cumprimentos,

    Susanna

  5. Boa tarde,
    não havendo faturação nesse mês é necessário enviar alguma informação? Ao enviar o ficheiro (saft) deu erro por não haver docs emitidos…

    Obrigada

    • Olá Diana,

      Obrigado pelo seu comentário.

      Não havendo facturação, não é necessário enviar o ficheiro, porque na realidade não há nada a reportar.

      Mas chamo a sua atenção para os casos onde poderá não haver facturas, mas poderá haver por exemplo notas de crédito ou débito e neste caso, é obrigatório reportar.

      Cumprimentos,
      Ricardo

  6. devido a um problema informático, no PC onde se encontrava instalado o Programa de Faturação – KAMAE – , fui obrigado a re-instalar o Programa noutro PC, porém perdi o histórico…

    Já aconteceu a alguém? Sabem-me indicar os procedimentos a seguir.

    • Olá Filipe,

      Obrigado pelo seu comentário.

      Não tem cópias de segurança?

      Se for o caso, deveria haver forma de introduzir manualmente os movimentos de facturação no sistema com base, por exemplo, em cópias de papel.

      Sugiro que contacte o fornecedor do programa para receber ajuda nesse sentido.

      Recordo que o Filipe tem a responsabilidade de garantir que os dados se guardem durante o período legalmente exigido (julgo que 10 anos).

      Cumprimentos,
      Ricardo

    • Caro Filipe,

      Já pensou testar outro tipo de soluções que não passam pela instalação em máquinas mas sim executadas a partir da web dentro de um browser? Elimina logo à partida diversos problemas como o que reportou, evitando demoras na facturação por avarias das máquinas onde as bases de dados estão.

      Fale comigo (961881520) e tenho a certeza que conseguimos resolver o seu problema em pouco tempo e num valor escandalosamente baixo 🙂

      Telefone-me e descubra a plataforma de desenvolvimento de soluções de gestão empresarial “low-cost” KeyInvoice.

      Obrigado pela atenção,
      —
      João Paulo Martins

  7. Boa tarde! Tenho que enviar o ficheiro Saft do mês de Junho de 2013 até ao próximo dia 25 de Julho de 2013, mas pela 1ª vez não estou a conseguir gravar o ficheiro para a pen. já contactei o informático e ele também não consegue. a sugestão dele foi falar com a contabilidade e arranjar uma justificação. isso é possível? como devo proceder legalmente? ir às finanças pessoalmente e avisar o que está a acontecer? obrigada.

    • Olá Cristina,

      Obrigado pelo seu comentário.

      Sinceramente não sei. Julgo que não é possível justificar o não envio do ficheiro, pelo menos de uma forma pró-activa.

      O não envio do ficheiro deve gerar uma coima.

      Sugiro que contacte o fabricante do programa a fim de ultrapassar o problema. Em alternativa, caso tenha poucos movimentos, julgo que poderá lançar um a um directamente no portal das Finanças.

      Cumprimentos,
      Ricardo

    • Com o sistema on-line KeyInvoice esse tipo de problemas não se colocam porque se não funciona numa máquina pode sempre ir a outra e tentar nela e acredito que irá resultar 🙂 Tente e converta-se… tenho a certeza que irá adorar 🙂

      961881520 João Paulo Martins

  8. Boa tarde,

    Gostaria de tirar uma dúvida, enviei o ficheiro saft de Julho no dia 27 de Agosto , será que serei penalizado ? Cumprimentos.

  9. Boa tarde, vou abrir uma pequena loja de roupas feminina, e gostava de saber sobre qual maquina registadora que emita factura de acordo com as novas leis. O que fica mais em conta, já que é um negocio pequeno. Qual o programa mais simples, pois nada entendo desta área. Obs. O que fica mais barato. Obrigado

    • Olá Adriana,

      Obrigado pelo seu comentário.

      Existem muitas possibilidades e eu não conheço todos as máquinas registadoras/programas.

      Existem regras gerais e depois outras obrigações específicas para as empresas que facturam um valor igual ou superior a 100.000€ (que não deverá ser o seu caso).

      Poderá contactar algumas empresas nesta área que a poderão apresentar algumas propostas.

      Contudo, se me permite a sugestão, hoje em dia é muito importante ter um sistema de gestão comercial que vá para além de uma simples “máquina registadora”.. Algo que lhe permite ter estatísticas sobre o que vende, margens de comercialização por famílias, guardar dados sobre os clientes para realizar campanhas…etc.

      Eu tenho alguma experiência com os sistemas da Sage (funciona bem, mas não é barato).

      Uma outra solução mais económica será o http://pt.invoicexpress.com/

      Cumprimentos,
      Ricardo

  10. Solução de facturação mais barata e abrangente do que qualquer uma existente actualmente no mercado: KeyInvoice… o seu ERP definitivo. Comprove e torne-se fã 🙂 Facture em todas as plataformas existentes no mercado sem medo de perdas de dados ou furto de informação.

    Exemplo para uma micro-empresa: €72 + IVA/ano com todas as actualizações incluídas durante 1 ano, certificações legais e ainda assistência via ticket, email e fax.

    João Paulo Martins (961881520)

  13. Olá Ricardo, estou a tentar enviar o ficheiro, mas o problema é que nem se quer me aparece o sitio para o colocar, já instalei o java, desinstalei, instalei, tentei vários browsers e não consigo. Que faço?

  15. sou comerciante em nome individual, como faço para lançar as faturas imitidas em meu nome, pois tinha uma contabilista que me burlou e agora tenho eu que fazer o trabalho. Posso fazer com a senha de contribuinte ou tem que ser com a senha do comerciante, visto que o contribuinte é o mesmo.
    obrigada

  16. Queria perguntar : se o dia 25 do mes ( ultimo dia de envio do SAFT ) calha em dia feriado, o limite altera até o primeiro dia util seginte ou fica sempre o dia 25 como limite ?

  17. Bom dia,

    estou farta de procurar aqui e não encontro. Em relaçao ao SAFT, quando o dia 25 calha no fim de semana, como este mês, qual é o dia limite de entrega?

    É que eu fiquei de baixa até segunda e precisava saber.

    Obrigada

    Carla Reis

  18. Olá Ricardo!
    Muito obrigado pelo artigo, ajudou-me bastante. Fiquei só com uma dúvida: se optarmos por fazer a introdução manual das facturas no Portal em vez de enviar o ficheiro SAFT, isso é feito na mesma área do Portal E-factura em que se registam as facturas, por exemplo, de despesas gerais familiares?
    No meu caso, tenho de enviar a informação relativa a uma venda de alfarrobas, em regime de auto-facturação.

    Obrigada.
    Cumprimentos.

  19. Gostaria de saber, se possível, quais são as multas previstas em caso de atraso na entrega do ficheiro SAF-T no caso de empresários em nome individual e / ou empresas, uma vez que não encontro esta informação.

    Muito grato!
    AF

  20. Olá ricardo,

    Eu gostaria de saber qual é a versão mínima de Java necessário para trabalhar com o webservice da AT.

    Obrigado,
    Sergi.

    • Olá Sergi,

      Agradeço o seu comentário e lamento a demora da resposta.

      Não sei; deverá entrar em contacto com os serviços técnicos das finanças e colocar essa questão (poderá fazê-lo via e-Balcão, escolhe depois a secção técnica).

      Cumprimentos,
      Ricardo

  22. Boa tarde
    Tenho uma pequena empresa onde existe restaurante e uma pequena mercearia, no restaurante envio ficheiro saft mas na mercearia apenas tenho os tickets, como faço para enviar os tickets diários?

    Obrigado

  23. Boa tarde

    Estou no regime de IVA regime de isenção artº53 e emito facturas manualmente. Até agora enviava a relação de facturas em papel todos os meses para as finanças. A partir de Janeiro/2015 tenho de as enviar no e-factura/comerciantes, tudo bem. No que respeita às facturas que emito com NIF do cliente, não há problema, a minha dúvida é na “informação global” onde se coloca o primeiro e último número das facturas emitidas no mês correspondente, pois também tenho facturas sem NIF do cliente. E aqui tenho duas dúvidas:

    1 – se coloco todos os números, incluindo as que têm NIF do cliente
    2 – no item “valor do IVA” o que lá coloco

    Muito obrigado
    João Dias

  24. Boa tarde Ricardo,
    Obrigado pelo seu trabalho e generosidade. Eu sou trabalhador independente. Para declarar os recibos verdes posso faze-lo no portal das finanzas, no e-faturas, ok. Mas poderia faze-lo com um ficheiro SAFT-PT? neste caso, o tipo de documento seria fatura-recibo (FR) ?
    Muito obrigado!!

  26. Bom dia,
    Emiti uma Fatura-Recibo atraves do site das financas e queria saber se e necessario registar no E-Fatura e se sim como e que posso gerar o SAFT-PT atraves do site das financas.

    Obrigado

  27. Boa noite ao enviar o ficheiro Saft por engano enviei 2 vezes mas com datas diferentes.Como posso fazer para anular o que foi com data errada? Trabalho com uma empresa de contabilidade eles conseguem resolver esse problema?

  28. Estamos em pleno ano 2017 e continuo sem conseguir aceder ao local onde guardei o SAFT através do e-factura no browser safari.

    • Olá Clara,
      Com o Safari também não consigo aceder ao ficheiro mas com o Firefox sim. No entanto, quando o site do e-factura está a fazer o processo aparece a seguinte msg:

      “Ocorreu um erro na gravação”

      Veja se consegue com o firefox. Pode ser que tenha mais sorte do que eu. Acabo sempre por ter de enviar o ficheiro para um computador com Windows (eu uso um Mac).

  29. Boa tarde. Gostaria de lhe perguntar como posso inserir uma fatura com numero de passaporte em vez de NIF. Trabalho num hotel e agora o meu patrão quer que seja eu a inserir as faturas mas eu nao estou a conseguir entender isto. Se me puder ajudar ficava muito agradecida.