A partir de 2013, todas as entidades/comerciantes são obrigadas a comunicar às Finanças uma lista das facturas que emitiram.
Este procedimento tem que ser feito mensalmente até ao dia 25. Por exemplo, até dia 25 de Março, os comerciantes têm que comunicar as facturas que emitiram durante o mês de Fevereiro.
Existem 3 formas de o fazer. A mais simples consiste em criar um ficheiro SAFT no programa de facturação e depois enviá-lo para o Portal e-Fatura do Portal das Finanças. As outras duas são o envio automático da informação por parte do programa de facturação ou a introdução manual das facturas no Portal.
Só deve ser usado 1 dos métodos, pelo que quem enviar o ficheiro SAFT não tem que introduzir manualmente as facturas.
Vamos ver como enviar o ficheiro SAFT.
Os programas mais usados em Portugal incluem o PHC, o Primavera, o Sage Retail, o WinREST, o Invoicexpress e o KeyInvoice. Todos estes programas permitem criar o ficheiro SAFT-T, desde que tenham sido actualizados para as versões mais recentes.
SAFT Simplificado vs SAFT Completo
Existem dois tipos de ficheiros SAFT: SAFT Simplificado e SAFT Completo. Alguns programas permitem ambos os ficheiros ou apenas o SAFT Completo. Ambos são válidos para este fim.
O ficheiro SAFT Simplificado contém apenas as informações necessárias para enviar às Finanças, enquanto o ficheiro SAFT Completo também contém outras informações para além daquelas que são necessárias enviar às Finanças para este fim.
O recomendável é enviar o ficheiro Simplificado. Caso o seu sistema informático só tenha a opção do SAFT Completo, também o poderá enviar. Durante o processo, as Finanças irão extrair a informação necessária do ficheiro completo, ou seja, irão criar um ficheiro SAFT Simplificado a partir do SAFT Completo.
Neste artigo, as imagens de exemplo referem-se ao programa Sage Retail, pelo que servem apenas de referência e são indicativas. A forma específica de criação do ficheiro SAFT-T noutros programas pode variar ligeiramente. Em caso de dúvida, consulte o fornecedor do programa que usa.
1.º Passo – Criar o ficheiro SAFT no programa de facturação
Entrar no Programa de Facturação
Entre no Programa de Facturação através do início de sessão.
Caso a aplicação tenha mais do que uma versão, aceda à versão mais completa, vulgarmente chamada de BackOffice ou de Gestão Comercial.
Opção de criação do ficheiro SAFT
Para aceder à opção de criação do ficheiro SAFT, é necessário aceder ao menu “Sistema” e depois “Comunicação das Facturas à AT/SAF-T mensal”.
Existem dois tipos de ficheiro SAFT: um completo e outro simplificado. Ambos podem ser enviados, mas recomenda-se o envio do simplificado.
De seguida, escolha o mês a que se referem as facturas que deseja comunicar e escolha um local no seu computador onde o ficheiro será guardado.
Prima OK.
O sistema irá então criar e validar o ficheiro SAFT no local onde indicou.
2.º Passo – Carregar o ficheiro SAFT no sítio Web e-Fatura
Entrar no portal e-Fatura
Entre no portal e-Fatura, um sítio Web criado especialmente para o efeito pelas Finanças.
No menu superior, clique em FATURAS e depois escolha a opção “Enviar Ficheiro”.
Em alternativa, clique aqui.
Introduza a senha de acesso ao Portal das Finanças
De seguida, introduza os seus dados de acesso ao Portal das Finanças. É possível usar qualquer senha que usa normalmente para o acesso ao Portal das Finanças.
- Se nunca pediu uma senha, pode pedir aqui.
- Se não se recorda da senha, pode pedir uma nova aqui. As Finanças enviam para a sua morada fiscal um novo código. Normalmente, isto demora 2 dias úteis.
- Recorde-se igualmente que, muito provavelmente, o seu contabilista tem uma cópia da senha. Pode pedir-lhe.
Dê acesso ao seu computador
Por questões técnicas, é possível que seja apresentada uma mensagem de aviso onde o sítio Web pede a sua autorização para aceder aos ficheiros do computador.
Tal é demonstrado na figura seguinte. Escolha a opção “Permitir”, ou “Allow” em inglês. Isto aconteceu quando usei um Mac para enviar o ficheiro, mas não aconteceu em Windows.
Escolha e envie o ficheiro SAFT-T
De seguida, assegure-se de que aparece no ecrã do seu computador o quadro apresentado na imagem seguinte.
Caso não apareça, tal significa que a aplicação não consegue, por qualquer motivo, aceder ao seu computador. Experimente usar outro browser, como o Internet Explorer, ou voltar a instalar/reinstalar o sistema Java no seu computador.
Este ecrã sofreu alterações em Março de 2013. Provavelmente, o objectivo foi melhorar o ecrã, mas acabou por piorar, uma vez que não é convenientemente mostrado em Apple Mac. Pode ver como era o ecrã anterior.
Escolha o ano e mês que pretende enviar e clique em “Abrir”, assinalado a vermelho na imagem em baixo.
Escolha a pasta onde guardou o ficheiro gerado pelo programa de facturação e escolha a opção “Abrir” ou “Open”, caso o sistema esteja em inglês.
Atualmente, apenas consigo localizar o ficheiro em Windows. Em Mac OS não é possível. Creio que se trata de um bug do sistema.
Agora, poderá optar por validar o ficheiro, para verificar se está tudo correcto.
O ficheiro será analisado e poderá rever as seguintes informações antes de enviar o ficheiro:
- Número total de facturas
- Valor total do débito
- Valor total do crédito
Não se esqueça de que é obrigatório indicar o ano e o mês das facturas que pretende enviar, mesmo que o ficheiro só tenha informação relativa a um mês.
Se tudo estiver correcto, escolha a opção “Submeter”.
Versões de ficheiros SAFT 1.01, 1.02, 1.03
A estrutura do ficheiro SAFT, e as respectivas informações que lá constam, vão sofrendo alterações ao longo do tempo para acomodar alterações legais que entretanto vão surgindo.
Atualmente, e desde Outubro de 2013, a versão SAFT em vigor é a 1.03. É esta versão que deve ser enviada.
Contudo, como existem muitos programas informáticos que ainda não estão preparados para criar o ficheiro SAFT na versão 1.03, as Finanças continuam a aceitar a versão 1.02.
Em junho de 2014 ainda não existe informação de quando as Finanças deixarão de aceitar a versão 1.02.
Comentários sobre Usabilidade
O processo criado pelas Finanças para o envio do ficheiro SAFT-T é relativamente simples. Contudo, existem alguns aspectos que poderiam facilitar a vida a todas as pessoas:
- O uso de HTML5 em vez do applet Java. Tal evitaria várias complicações que tive. O applet pode bloquear e tem problemas de compatibilidade. Houve pessoas que me reportaram vários problemas relacionados com isto também.
A dupla autenticação. Não faz sentido pedir às pessoas para enviarem 2 vezes a mesma informação. É uma deficiência técnica que deveria ser corrigida.Este problema já foi corrigido.- Não funciona bem em Mac. A nova versão do ecrã de introdução das facturas, o applet Java, não funciona bem em Mac, como é ilustrado pela imagem seguinte. Já informei a AT sobre este facto, mas ainda não obtive qualquer resposta.
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João Paulo Martins (961881520)
Boa tarde, vou abrir uma pequena loja de roupas feminina, e gostava de saber sobre qual maquina registadora que emita factura de acordo com as novas leis. O que fica mais em conta, já que é um negocio pequeno. Qual o programa mais simples, pois nada entendo desta área. Obs. O que fica mais barato. Obrigado
Olá Adriana,
Obrigado pelo seu comentário.
Existem muitas possibilidades e eu não conheço todos as máquinas registadoras/programas.
Existem regras gerais e depois outras obrigações específicas para as empresas que facturam um valor igual ou superior a 100.000€ (que não deverá ser o seu caso).
Poderá contactar algumas empresas nesta área que a poderão apresentar algumas propostas.
Contudo, se me permite a sugestão, hoje em dia é muito importante ter um sistema de gestão comercial que vá para além de uma simples “máquina registadora”.. Algo que lhe permite ter estatísticas sobre o que vende, margens de comercialização por famílias, guardar dados sobre os clientes para realizar campanhas…etc.
Eu tenho alguma experiência com os sistemas da Sage (funciona bem, mas não é barato).
Uma outra solução mais económica será o http://pt.invoicexpress.com/
Cumprimentos,
Ricardo
Boa tarde,
Gostaria de tirar uma dúvida, enviei o ficheiro saft de Julho no dia 27 de Agosto , será que serei penalizado ? Cumprimentos.
Olá João,
Obrigado pelo seu comentário.
Receio bem que sim. As finanças não costumam perdoar..
Cumprimentos,
Ricardo
Boa tarde! Tenho que enviar o ficheiro Saft do mês de Junho de 2013 até ao próximo dia 25 de Julho de 2013, mas pela 1ª vez não estou a conseguir gravar o ficheiro para a pen. já contactei o informático e ele também não consegue. a sugestão dele foi falar com a contabilidade e arranjar uma justificação. isso é possível? como devo proceder legalmente? ir às finanças pessoalmente e avisar o que está a acontecer? obrigada.
Com o sistema on-line KeyInvoice esse tipo de problemas não se colocam porque se não funciona numa máquina pode sempre ir a outra e tentar nela e acredito que irá resultar 🙂 Tente e converta-se… tenho a certeza que irá adorar 🙂
961881520 João Paulo Martins
Olá Cristina,
Obrigado pelo seu comentário.
Sinceramente não sei. Julgo que não é possível justificar o não envio do ficheiro, pelo menos de uma forma pró-activa.
O não envio do ficheiro deve gerar uma coima.
Sugiro que contacte o fabricante do programa a fim de ultrapassar o problema. Em alternativa, caso tenha poucos movimentos, julgo que poderá lançar um a um directamente no portal das Finanças.
Cumprimentos,
Ricardo
devido a um problema informático, no PC onde se encontrava instalado o Programa de Faturação – KAMAE – , fui obrigado a re-instalar o Programa noutro PC, porém perdi o histórico…
Já aconteceu a alguém? Sabem-me indicar os procedimentos a seguir.
Caro Filipe,
Já pensou testar outro tipo de soluções que não passam pela instalação em máquinas mas sim executadas a partir da web dentro de um browser? Elimina logo à partida diversos problemas como o que reportou, evitando demoras na facturação por avarias das máquinas onde as bases de dados estão.
Fale comigo (961881520) e tenho a certeza que conseguimos resolver o seu problema em pouco tempo e num valor escandalosamente baixo 🙂
Telefone-me e descubra a plataforma de desenvolvimento de soluções de gestão empresarial “low-cost” KeyInvoice.
Obrigado pela atenção,
—
João Paulo Martins
Olá Filipe,
Obrigado pelo seu comentário.
Não tem cópias de segurança?
Se for o caso, deveria haver forma de introduzir manualmente os movimentos de facturação no sistema com base, por exemplo, em cópias de papel.
Sugiro que contacte o fornecedor do programa para receber ajuda nesse sentido.
Recordo que o Filipe tem a responsabilidade de garantir que os dados se guardem durante o período legalmente exigido (julgo que 10 anos).
Cumprimentos,
Ricardo
Boa tarde,
não havendo faturação nesse mês é necessário enviar alguma informação? Ao enviar o ficheiro (saft) deu erro por não haver docs emitidos…
Obrigada
Olá Diana,
Obrigado pelo seu comentário.
Não havendo facturação, não é necessário enviar o ficheiro, porque na realidade não há nada a reportar.
Mas chamo a sua atenção para os casos onde poderá não haver facturas, mas poderá haver por exemplo notas de crédito ou débito e neste caso, é obrigatório reportar.
Cumprimentos,
Ricardo
Obrigado para este informação. Seis chamadas p/varias linhas de apoio não me ajudavam. Isto sim.
Cumprimentos,
Susanna
Olá Susanna,
Obrigado pelo comentário. Fico contente que a tenha ajudado.
Cumprimentos,
Ricardo
Boa noite,
Queria agradecer esta sua página. Era a 1º vez que tentava submeter o ficheiro e até encontrar a sua página – o google é nosso amigo:) – não conseguia descobrir como e exactamente onde se submetia.
Está fantástico.
Paula Ventura
Olá Paula,
Obrigado pelo seu comentário.
Fico contente que isto tenha ajudado 😉
Cumprimentos,
Ricardo
E agora com o problema do java não ser aceite, como enviar o saf t?
[…] Contudo, só a partir de 2013 a existência deste ficheiro se tornou popular com as alterações das regras de facturação e a simultânea obrigação de reporte mensal às finanças. […]
[…] Transmissão electrónica através do envio de um ficheiro SAFT-PT Simplificado. Este é o método mais popular e mais simples. Veja aqui como enviar o ficheiro SAFT para o Portal e-Fatura. […]